中小企業診断士の遠田幹雄です。どもども、ドモドモ(^^)v

Gmailの最大の特徴は、従来のメールソフトでは当然のように使われていた「フォルダ」がないことだ。そしてメールを分類する目的で「フォルダ」の代わりに「ラベル」があるのだが、その機能と使い方はまったく違う。この違いを理解して活用できるかどうかが、Gmailをフル活用できるかどうかの分かれ道になる。

では「フォルダ」と「ラベル」が、どう違うのか。

フォルダは文字通り、受信したメールをフォルダごとにわけて保存している。つまり、保存する場所が複数あり、どの場所に保存し適切なフォルダ名をどうつけるがポイントになる。フォルダが少ないうちは管理しやすいのだが、フォルダ数が１０を超え２０を超え多数になってくると、いったいあのメールはどのフォルダに入っているのだろう…とかえって迷うことになる。しかも、ある用件のメールには複数の意味があることも多々あり、複数のフォルダに保存すべきだということが起きてくる。物理的に１つのメールを複数のフォルダに保存することはできないので、どれか１つのフォルダを選んで保存せざるをえない。またメールを複製（コピー）して関連する複数のフォルダに保存したりするということをやっている人もいるが、その煩雑な手数は本当に意味があるのだろうか…と疑問を持つ方からの声も聞くようになった。

たとえば、ＷＥＢショップなどではお客様からの受注メールを特定のフォルダに保存している例が多い。それはそれで妥当に見える。しかし、１本のメールがその後のやりとりに展開することもよくあることで、その際のメールはどこに保存していけばいいのだろう。やりとりが続いているうちは保存するフォルダに悩み、一連のやりとりが終了したらあとでまとめて新しいフォルダを作ってそこに移動する、などという煩雑な作業を行っている例もある。

そもそも、なぜフォルダにわけなければいけないのか？
来たメールを即時処理し記録を残さないのであればフォルダわけの必要はないだろう。フォルダにわけて保存する理由は、「記録」だろう。であれば、過去のメールを調べるさいの記録方法として適切かどうかをあらためて考えてみよう。今なら、過去のメールは「検索」で調べるほうが合理的だ。メールソフトでも検索スピードが速くなっているし、多様な検索方法が提供されるようになった。

しかし、フォルダで管理することによって検索対象が分散したり、思うように探せなかったりすることが起きるようになった。だったら、あとで「検索しやすいような保存方法」を選択したほうがいいのではないか…。フォルダ管理は限界があるのだ。

ここで「ラベル管理」という考え方を紹介する。

ラベルとは文字通り、個々のメールにラベルを貼るだけである。ラベルは貼らなくてもいいし、２枚以上貼ってもいい。そのメールに「目印」をつけておくだけである。そして保存するフォルダはたった１つである。１つのフォルダにすべてのメールを保存しておくのである。そして、メールにはラベルという「目印」がつけられている、この方法なら検索もしやすい。だから検索は早い。Gmailのラベルの説明を大雑把にするとこのようにいえるだろう。Gmailの早い検索機能を生かすためにも有効な方法だ。

ラベルを活用するなら「アーカイブ」と「受信トレイ」の使い方に注意しよう。

受信したメールは「受信トレイ」に入る。読めば「既読」とわかるように太字から細字に変わる。しかし、毎日たくさんのメールを受信するため、受信トレイがいっぱいになり、目の前のメール管理をするために、既読メールや処理済メールは目障りだから他の場所に移動したいという要望がある。そのときに「ゴミ箱」に移動すると削除されてしまう。（正確には１ヵ月保存し１ヵ月後に自動的に削除）
読み終わったメールを受信トレイから消したいけれど、削除するのはいやだという場合は「アーカイブ」するとよい。「アーカイブ」されたメールは「受信トレイ」からは見えなくなるが、「すべてのメール」には保存されている。

そもそもGmailでは、受信されたメールはどこに保存されているのか？それは「すべてのメール」というところである。受信したメールはすべて「すべてのメール」に格納され、新しいメールは「受信トレイ」というところで表示されるだけだ、と思ったほうがわかりやすい。「受信トレイ」のメールにラベルをつけたり、「アーカイブ」したりして、常に「受信トレイ」が空の状態になるようにするとよい。

▼Gmailの使い方に関する参考記事
http://google-mania.net/archives/643より引用

• [初心者]
  • 初心者のためのGmail入門
  • あまり知られていないGmailの便利な機能Top10（Part1）
  • あまり知られていないGmailの便利な機能Top10（Part2）  
• [総合]
  • Gmail を使う上で知っておいたほうがよいTIPSや注意点
  • Gmailのツールとハックまとめ記事
  • Gmailを最大限に活用する10の基本Tips（裏技込み）
  • Gmailをもうちょっと便利に使うための10のTips  
• [POP3][転送]
  • Gmailは転送とPOP3に対応（従来のメールソフトで受信する方法）
  • Gmailで全てのメールアカウントを管理する方法
  • 公式転送方法（転送先は１つのみ）
  • フィルタを使った転送方法（複数転送先がある場合）  
• [ショートカット]
  • ショートカット・印刷できるショートカット一覧（本家版）
    • メールを削除する隠しショートカット（Shift+3）    
• [メール検索]
  • Gmailで「添付ファイルがついているメールだけを検索する方法
  • Gmail で詳細検索を行う演算子
  • GmailでUnreadのメールだけ見る方法
  • Gmailの検索コマンド１０パターンをクイズ形式で覚えよう！  
• [ラベル][メール検索]
  • ラベルを活用したメール引き出し術
  • Gmailの隠しラベルコマンド  
• [メールの削除]
  • Gmail で古いメールを一気に消す方法
  • Gmailの空き容量を増やす方法  
• [アクセス禁止回避]
  • Gmailのアクセス禁止を回避する5つの方法  
• [チェックボックス]
  • 大量のチェックボックスを処理する場合にはShift+クリック
  • Shiftキーを使ってGmailで複数メールを一瞬で選択  
• [メール作成]
  • Shitfキーを使ってメールを作成する時「新規ウィンドウ」で開く  
• [添付ファイル]
  • Gmailの添付ファイルに関する７のＴｉｐｓ  
• [署名]
  • 署名@Gmail  
• [フィルタ]
  • Gmailフィルターを使いこなすための１０のTips
  • Gmailフィルターを活用するための２０のアイデア
  • Gmailフィルタの使い方
  • 既存メールに対しても後付でフィルタリング
  • 高度なGmailフィルターと永続検索の作り方  
• [ブックマーク]
  • Gmailをブックマークシステムとして活用  
• [デフォルトメール]
  • Gmailをデフォルトメールとして利用する５つの方法  
• [アドレス帳インポート] 公式サイトヘルプ
  • GmailにOutlook Expressのアドレス帳を取り込む方法
  • 他のサービスやメーラーからアドレス帳をインポートする
  • [A to G]MacのアドレスブックからGmailにインポートする「A to G」
  • [Export for Webmail]MacのアドレスブックからGmailにインポート
  • [Switching to Gmail]hotmail、yahooのアドレス帳インポート方法  
• [アドレス帳エクスポート]
  • Gmail、アドレス帳のエクスポートが可能に
  • W-ZERO3にGmailのアドレス帳をエクスポートする方法  
• [再受信]
  • メールソフトでＧメールを受信するときに、最新の30日分のメールを再受信する方法  
• [スピードアップ]
  • Gmailを高速にする方法（チャット機能OFFなど）